Suivre les passages des équipes dans Google Sheets avec la feuille de pointage Taqt
Cet article montre comment mettre en place un système comple de pointage par QR code en utilisant Ubiqod et l'App de pointage Google Sheets de Taqt. Certaines copies d'écran sont en anglais, mais rassurez-vous : elles apparaitront en français chez vous.
Pré-requis
Pour suivre ce tutoriel, vous devez avoir :
- Un compte Ubiqod
- Un compte Google (vous en avez un si vous avez une adresse gmail)
- Un peu de temps : environ une heure au calme devant vous pour bien comprendre le fonctionnement du système
Nous vous recommandons de vous familiariser avec Google Sheets si c'est la première fois que vous l'utilisez.
Etape 1 : installer l'extension "Feuille de Pointage Taqt"
- Créez un tableau Google Sheets vierge
- Allez dans Extensions > Modules complémentaires > Télécharger des modules complémentaires
- Recherchez Taqt, et cliquez sur l'App Feuille de Pointage Taqt
- Cliquez sur Installer > Continuer, et acceptez les différentes permissions nécessaires au fonctionnement de l'App
- Après l'installation, dans le menu Extensions, vous devriez voir une ligne "Feuille de Pointage Taqt" vers le bas du menu. Si vous ne le voyez pas, attendez quelques secondes et rechargez votre page.
A l'attention des utilisateurs de Google Workplace
Vous avez la possibilité d'installer l'App à titre individuel, ou pour toute votre organisation. Si vous ne pouvez pas installer l'App, contactez votre administrateur.
Etape 2 : configurez vos paramètres régionaux
Afin de vous assurer que les temps s'afficheront correctement :
- Allez dans Fichier > Paramètres
- Sélectionnez votre pays et votre fuseau horaire
- Enregistrez les paramètres
Si vous changez ces paramètres ultérieurement, vous devrez refaire la configuration dans Ubiqod.
Etape 3 : initialisez l'App
- Dans le menu Extensions > Feuille de Pointage Taqt > Créer les tableaux (initialisation)
- Autorisez l'application
- Sélectionnez votre format de date préféré et cliquez sur Continuer
- Répondez oui à la question : voulez-vous écraser les feuilles existantes
- Attendez bien la boite de dialogue de fin pour interagir avec le tableau
Si le processus tourne en boucle et n'arrive pas à son terme, cela est souvent su au fait que vous êtes connecté à plusieurs compte Google à la fois. Vous pouvez alors tester les solutions suivantes :
- Déconnectez-vous de tous les comptes Google auxquels vous êtes connecté et reconnectez-vous uniquement au compte qui est propriétaire du Google Sheets utilisé
- Ou connectez-vous avec ce compte en mode navigation privée
NE MODIFIEZ PAS les noms des onglets des feuilles de calcul, celà pourrait entrainer des disfonctionnements
Etape 4 : configurez Ubiqod
Créez un site
Dans le menu Sites, créez un site en lui associant une adresse ou une localisation GPS.
Créez un formulaire (menu Interfaces)
- Dans le menu interface, créez un formulaire de type Choix unique
- Donnez-lui un nom
- Configurez 2 boutons avec les libellés Arrivée et Départ (si vous changez ces libellés, vous devrez bien mettre à jour l'onglet "Réglages" dans Google Sheets).
- Activez l'identification par code PIN
Créez un connecteur Google Sheets
- Dans le menu Connecteurs, créez un connecteur de type Google Sheets
- Donnez-lui un nom
- Créez une connection Google si c'est la première fois que vous utilisez Google Sheets avec Ubiqod
- Copier et coller l'URL de votre Google Sheets, de la forme : https://docs.google.com/spreadsheets/d/5gHgasV3wi4YH46LamJxhOPbbqV8bNOHaH34mpMmOKFY/edit?gid=0
- Cliquez sur Récupérer les données
- Sélectionnez la feuille Trace puis associez les colonnes avec les champs de données suivants :
- Colonne Date : Horodatage
- Colonne Libellé du device : Libellé du tracker
- Colonne Site : Libellé du site
- Colonne Action : Libellé de la donnée
- Colonne Code : Libellé du code
- Colonne ID du device : Slug du Tracker
- Colonne Type de device : Type du tracker
- Colonne Position GPS : Localisation de l'utilisateur
- Colonne Validation : Sur site ?
- Colonne Informations : Laisser vide (vous pouvez également utiliser cette colonne pour envoyer la géolocalisation de l'utilisateur si vous le souhaitez).
Créez un QR code par site à suivre
Pour chaque emplacement que vous souhaitez suivre, créez un QR code (QOD) dans le menu Trackers, et associez-lui le site, l'interface /formulaire et le connecteur réalisé précédemment.
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