Pointage des équipes terrain par QR code : suivi du temps et présence avec Ubiqod

Pointage des équipes de terrain par QR code

Ubiqod permet de mettre en place un système simple et fiable de suivi du temps de présence sur site via QR code.
Cette solution est adaptée à de nombreux cas d’usage, comme la gestion d’équipes de propreté ou le suivi d’intervenants temporaires lors d’événements.

Créer un formulaire de pointage

Accéder aux formulaires QR code

  1. Ouvrez le menu Interfaces
  2. Accédez à l’onglet Formulaires QR code
  3. Cliquez sur Créer

Configurer le formulaire

  1. Sélectionnez Pointage des intervenants
  2. Choisissez le type Choix unique
Choix du formulaire de pointage par QR code


Par défaut, le formulaire inclut :
  • Un bouton pour signaler l’arrivée sur site
  • Un bouton pour signaler le départ du site
Interface de pointage par défaut

Vous pouvez personnaliser ces boutons, et en ajouter si vous le souhaitez.

Sécuriser la preuve de présence

Pour garantir que l’intervenant est bien sur place lors du pointage, plusieurs options sont disponibles :

Configurer l’identification des intervenants

Dans les options avancées du formulaire, activez l’identification des intervenants selon vos besoins :

Méthodes d’identification

  • Saisie numérique : l’utilisateur entre un code PIN personnel
  • Scan : l’utilisateur scanne son QR code personnel (généré depuis la liste des codes PIN)

Options complémentaires

  • Activer Retenir le code ou l’identifiant
    → L’utilisateur ne saisit son code qu’une seule fois pendant une durée définie
  • Associer une liste de codes PIN pour :
    • Faire la correspondance automatiquement dans Ubiqod
    • Bloquer les codes incorrects
  • Ajouter une instruction personnalisée affichée lors de l’identification

Prise de photo

Il est possible d’activer la prise de photo lors du pointage.

Warning
La prise de photo systématique à des fins d’identification est interdite en France et dans certains pays. Vous devez vérifier la conformité de votre usage avec la réglementation locale.

Ajouter des options au formulaire

Vous pouvez enrichir votre formulaire avec des fonctionnalités complémentaires :

  • Ajouter un champ de commentaire
  • Rediriger l’utilisateur vers une page spécifique (ex : enquête de satisfaction)
  • Ces fonctionnalités nécessitent
     le consentement de l’utilisateur. Activez-les uniquement si elles sont réellement nécessaires.

Centraliser et exploiter les données

Pour exploiter les données collectées, configurez un connecteur. Vous pouvez par exemple :

  • Envoyer les données vers Google Sheets
  • Connecter vos données à un logiciel SIRH (ex : Lucca)
  • Utiliser View, l’interface de visualisation Ubiqod (nécessite une souscription active)

Créer vos points de pointage avec des QR codes

Une fois le formulaire et le connecteur configurés, créez vos points de contrôle :

  1. Rendez-vous dans le menu Trackers
  2. Choisissez l’une des options suivantes :
    • Importer une liste via un fichier CSV
    • Créer des QR codes manuellement
    • Dupliquer des trackers en masse avec des libellés différents

Vous pouvez également organiser vos trackers par site pour faciliter la gestion.

Bonnes pratiques

  • Placez les QR codes dans des zones accessibles au personnel uniquement (vestiaire, local technique…)
  • Choisissez une méthode d’identification adaptée à votre organisation
  • Combinez plusieurs méthodes (ex : SafeQod + PIN) pour renforcer la fiabilité

Résultat

En quelques minutes, vous mettez en place un système de pointage qui permet de :

  • Suivre précisément le temps passé sur site
  • Vérifier la présence effective des intervenants
  • Fiabiliser vos opérations terrain