Qu'est-ce que la preuve de présence ?

La preuve de présence est un enregistrement horodaté et vérifiable confirmant qu'une personne se trouvait physiquement à un endroit précis, à un moment précis. Elle est utilisée par les entreprises de nettoyage, les prestataires de sécurité, les gestionnaires de facilities et les services de maintenance pour documenter qu'une intervention a bien eu lieu — et à quelle heure.

Contrairement au suivi GPS ou aux feuilles d'émargement papier, un système fiable de preuve de présence doit être infalsifiable : il doit être impossible de générer un enregistrement valide sans être physiquement sur site.

Pourquoi les QR codes classiques ne suffisent pas

Beaucoup d'organisations utilisent des QR codes imprimés pour les pointages. Mais un QR code statique peut être photographié, copié et scanné depuis n'importe où — bien après la visite réelle, ou depuis un endroit éloigné du site. Cela les rend inadaptés à une véritable preuve de présence.

Ubiqod répond à ce problème avec deux solutions matérielles dédiées : SafeQod et TaqtOne.

Solution 1 — SafeQod : le QR code sécurisé à rotation

SafeQod est un dispositif sur batterie équipé d'un écran e-paper qui affiche un QR code se renouvelant automatiquement à intervalles réguliers. Chaque code est unique et limité dans le temps.

Fonctionnement

1. Le dispositif SafeQod est installé sur site (fixation murale, sans câblage)
2. L'agent terrain scanne le QR code affiché à l'écran avec l'appareil photo de son smartphone
3. La plateforme Ubiqod vérifie que le code est actif au moment du scan
4. Le scan est enregistré instantanément avec un horodatage et transmis vers vos outils

Si quelqu'un tente de réutiliser une ancienne capture d'écran ou un code copié, le système le rejette immédiatement. Il est obligatoire d'être physiquement devant le dispositif pour générer un pointage valide.

Caractéristiques principales

• Aucune application ni connexion requise pour l'agent terrain
• Fonctionne sur batterie, sans WiFi ni câble
• Configurable pour plusieurs cas d'usage depuis la plateforme Ubiqod (pointage, validation de tâche, signalement d'incident, collecte de satisfaction)
• Connexion native avec Google Sheets, Monday.com, Zapier, Make et Microsoft Power Automate

Idéal pour : les organisations dont les agents utilisent leur propre smartphone et pour lesquelles la prévention de la fraude est une priorité.

Solution 2 — TaqtOne : le pointage NFC sans contact

TaqtOne est un dispositif mural conçu pour le pointage sans contact. Plutôt que de scanner un QR code, l'agent terrain présente son badge NFC sur le dispositif pour enregistrer sa présence.

Fonctionnement

1. Le dispositif TaqtOne est installé sur site (fixation adhésive, opérationnel en moins de 3 minutes)
2. L'agent terrain présente son badge NFC sur le dispositif
3. L'événement de pointage est instantanément transmis à la plateforme Ubiqod
4. Les données de présence sont mises à jour en temps réel et synchronisées avec vos outils

Caractéristiques principales

• Interaction sans contact — hygiénique, avec film antibactérien de protection
• Fonctionne sur piles AA (durée de vie de 2 à 8 ans selon l'usage)
• Connectivité sans fil autonome à basse consommation — sans WiFi ni câble
• Pointage nominatif ou anonyme selon les besoins
• Affiche les dernières visites ou rondes directement sur l'écran

Idéal pour : les sites où les agents disposent de badges, et où un dispositif dédié est préféré au scan par smartphone.

Choisir entre SafeQod et TaqtOne

Les deux dispositifs se connectent à la même plateforme Ubiqod et envoient les données vers les mêmes intégrations. Ils peuvent être déployés ensemble sur un même site si nécessaire.

Que se passe-t-il après un scan ?

Quel que soit le dispositif utilisé, chaque événement de preuve de présence enregistré via Ubiqod peut :

• Déclencher un formulaire à compléter par l'agent (checklist, signalement d'incident, demande de service)
• Envoyer une alerte au responsable si un site n'a pas été pointé dans le délai prévu
• Mettre à jour un tableau de bord ou un tableur en temps réel (Google Sheets, Monday.com, etc.)
• Alimenter vos rapports pour la facturation client, le suivi des SLA ou la conformité réglementaire

Cas d'usage typiques

Nettoyage et gestion de facilities — Vérifiez que les rondes de nettoyage sont effectuées dans les délais, zone par zone. Partagez des rapports automatisés avec les gestionnaires d'immeuble.

Sécurité et gardiennage — Documentez les rondes aux points de contrôle avec des horodatages infalsifiables. Générez des enregistrements auditables pour les assurances et les obligations contractuelles.

Maintenance et services techniques — Consignez les visites des techniciens sur les équipements ou les actifs. Constituez automatiquement un historique d'interventions.

Santé et aide à domicile — Enregistrez les passages des intervenants au domicile des patients. Offrez aux familles et aux superviseurs une preuve transparente et horodatée de chaque visite.

Aéroports et équipements publics — Suivez les rondes de nettoyage et d'inspection dans des environnements à fort trafic, à grande échelle.

Démarrer

1. Créez vos sites dans la plateforme Ubiqod
2. Commandez vos dispositifs SafeQod ou TaqtOne
3. Installez-les sur site — sans câblage, sans configuration technique
4. Configurez votre dispatch (où les données de scan doivent être envoyées)
5. Vos équipes peuvent commencer à pointer immédiatement

Vous ne savez pas quel dispositif correspond à votre cas d'usage ? Contactez-nous ou réservez une démo gratuite.